简单且长期有效的生产力

在「生产力」这个主题上,个人经历过多个思考阶段,但是最近也一直被一个问题困扰:为什么我总会在各种工具中折腾来折腾去?

简单且长期有效的生产力

问题是什么

在「生产力」这个主题上,个人经历过多个思考阶段,并尝试过各种不同的方法和工具,自认为算是在这方面有过很多实践和经验了,但是最近也一直被一个问题困扰:为什么我总会在各种工具中折腾来折腾去?

也许是人到中年折腾不动了,也许是总被工具绑架让人很难受,总之,我也希望能够找到一个好的思路解决这个问题,而不是频繁的在工具间切换,陷入所谓的「技巧」之中。

此外,我在 Twitter 上看到了一段关于「生产力」的贴文,作者遇到的部分问题也都是我一直在思考的问题,原链接

CleanShot-2023-12-07193320@2x
(作者原文:)我试过很多方法和工具来组织自己的生活,但最终还是回到待办事项列表,一些GTD,日历应用,笔记应用等。
我的痛点在于 如何存储,处理和思考更长远的目标和大型项目,以及如何将它们与战术层面联系起来:待办事项,定时的单个日历项目,动态时间线。
作为一个长时间的系统建设者,我可以采用任何数字和模拟工具。我想到了Notion,最近我也发表了一些关于我的设置的文章。
然而,不管是Notion还是其他基于web的应用程序,在性能和与原生应用程序的集成方面都不太理想。在许多功能上,原生应用程序缺乏基于Web的应用程序所具有的许多功能。
我想到了纸质计划者以及少量的数字工具。Things,Calendar,Mail 和 Apple Notes 都可以胜任这项工作。因为像 Notion,容量,Tana等的复杂解决方案,经常造成工作的幻觉。
当我创建另一个具有令人难以置信字段数量的链接数据库而不是做我实际要做的工作时,我知道在这里出了问题。
简单的工具没有很多功能。例如 Bear 没有图形视图或插件,也没有基于块的编辑。但我喜欢这个应用程序,因为它能完成这项工作。我可以创建一个强大的系统。苹果笔记很简单!但它在背后拥有很多好东西。越来越多的人使用苹果笔记,因为简单和离线使用的可用性。
在新年之前,我想清理所有周围的杂乱。这篇文章是我踏上这段旅程的第一步。有想法的话,欢迎讨论!

这几天抽空把推文下边的回复都看了一遍大致的回复总结如下:

从整体来看,每个人都有其最适合自己的组织和管理生活方式。而且,往往并没有一种「最好」的方式。无论是使用纸质工具,还是使用数字应用,重要的是 找到符合个人需求和工作风格 的方法。每个人都在尝试不同的工具,技巧,但也都思考「如何保持简单」。
一些人更偏好模拟工具如纸质日记和笔记本,因为它们可以给他们提供更多的灵活性和亲手触摸的感觉。其他人则可能更偏向于数字化解决方案,如 Notion 或 Obsidian,这些应用提供的是数据分析和跨设备同步等功能。
最后,这个讨论中许多人也强调了一点,那就是 工具只是手段,而不是目标 。任何工具或系统都应帮助你更高效地完成工作,而不是分散你的工作注意力。

关于生产力的实践

首先我这里说的「生产力」指的是「任务管理+知识管理」,在最初的阶段,我的策略是「分而治之」,即 不同的工具用不同的软件,大概 2010年左右,使用 Evernote 作为笔记软件(那会儿它也没有太多竞争对手),并在当时也开始尝试使用「各种任务管理软件」,这期间用过 Wunderlist(后来的 Microsoft TODO),也用过 OmniFocus,还有早期的 Things。然而,在那个阶段,无论是任务管理还是知识管理,都面临着一系列问题:

  • 个人知识管理,基本处在「收藏夹」阶段,即「收藏了等于看了,看了等于管理了」。
  • 个人任务管理,基本处在打钩完成阶段,既没有长期思考的事,也没有需要复杂管理的项目。
  • 那个时候纠结最多的是「日历和任务如何分配的问题」和「笔记收藏了什么时候看的问题」。

再后来经过各种生产力工具迭代,中期使用过 NotionAgendaOmniFocusTodoist 等软件作为「生产力管理」工具,可以说每个工具我都有认真思考,也有在仔细体验,当时的一些感悟和思考如下(由近及远):

当然,熟悉王掌柜的朋友都知道,最近 2-3 年重度使用 Obsidian 进行生产力工作,最主要的原因是 Obsidian 提供了优秀且快速的功能迭代,并且拥有强大的、数量众多的优秀扩展,这一切「任务管理+知识管理」都能在一个生态里很好的完成。这期间的感悟和思考如下:

甚至还为了方便摘录,还将 Chrome 上的扩展迁移到 Safari 上(支持 Apple 全平台):《为了在 Safari 中愉快地摘录文章,我开发了「obsidian-highlighter」扩展》。

可以看出来「生产力」这件事是我一直在思考且实践的事,所以,我遇到和提出的问题也是实实在在困扰我的问题。你可能会好奇,既然已经如此深入研究并使用 Obsidian,且它基本满足了我的「生产力」需求,为何我仍表示存在问题?

All in one 的问题

All in One 的好处是所有的事情都在一起解决,举例来说,我非常重视生产力管理中「上下文」1的作用。即一个任务其自身只能说明「到什么时间了该做什么事了」,但是对于一个复杂任务,可能还需要知道跟它相关的一些信息(例如上一次做到哪一步了?例如这个任务都需要准备哪些资料等),此时,如果一个任务能够和一篇笔记是做关联,那么任务的「上下文就变得丰富了」,而在 Obsidian 中我们很容易做到这一点(当然其他笔记软件也都有这个功能),如图:

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在图示中,被红线标记的部分描述的是一个「进行中」的任务,名为「玩转 Obsidian 09 - 如何利用 Properties 管理笔记」,通过点击任务标题就可以打开「对应的笔记」(上图右侧笔记)。这只是一个很简答的示例,但是足以说明「上下文」的重要性了。

正因为 Obsidian 支持「双向链接」,支持各种任务管理的插件(例如 Dataview),这是我留在 Obsidian 的最大原因,它真的好用且能满足我的需求。

再举一个 Obsidian 新功能带来「生产力提升」的例子。

上图中红线标注的文章其实还未发表《玩转 Obsidian 09 - 如何利用 Properties 管理笔记》,文中提到,利用 Obsidian 新发布的 Properties 特性,我们可以让笔记具备「不同的状态」,并且通过筛选不同的「状态值」过滤和管理笔记,将笔记变成任务,说的有些拗口,大家看图就知道了:

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上边两个图中可以看到,首先笔记有了「状态值」,我们可以通过筛选语句(这里用到了 Obsidian 中的 Dataview 插件),将「不同状态」的笔记进行聚合,于是对于「同一个主题」,我们就有了四个状态的一批笔记:

  • Action : 正在进行中的笔记,通常指的是同一个主题中,还未完成的笔记。
  • Hold : 暂停的笔记,通常指同一个主题中,由于某些原因未完成,但是将来会继续的笔记。
  • Completed:完成的笔记,通常指同一个主题中,已经完成的笔记,也可以理解为归档的笔记。
  • Dropped:删除笔记,指的是同一个主题中,没有用可以删除的笔记。

那么,当我们建立一个 Reading 主题的笔记时,所有跟该主题相关的笔记,我们都可以先设置它的状态为 Action,此时笔记出现在上图中的 In ProgressAction 两个区域中(因为这两个区域的过滤条件都包含 Action)。当我们处理完笔记,就可以将笔记的「状态值」改为 Completed,此时笔记就从 In ProgressAction 中消失,并且出现在了 Completed 区域。至此,我们利用 Obsidian 新的 Properties 特性,实现了「笔记管理任务化」。

看起来这些功能都很棒啊,特别是 Properties + Dataview 的组合实现的这套玩法,但是我为什么要准备写《玩转 Obsidian 09 - 如何利用 Properties 管理笔记》文章呢?因为 功能很美好,但是操作却过于复杂。既有任务管理思想在里边,还有一些「编码经验」(Dataview),门槛高且不易迁移(试想这样的笔记如何迁移到其他平台?)。

这就是 All in one 带来的问题,简单说就是随着 Obsidian 的不断升级,作为用户的我们也要在使用技巧和方法上不停地迭代。或者换句话说:在使用上越偏离工具最初设计的功能,就会带来越多的的心智负担

简单且长期有效的生产力

在上篇文章《闲者周记 11.20 - 11.26》中我分享了这个视频《How I Organise My Writing - YouTube》,今天,我想与大家讨论视频作者提出的一个重要观点:

工具应用于它们被设计的用途。别试图让工具去完成它们本不应处理的任务,这只会破坏其稳定性,并且增加额外的复杂性,从而导致问题的出现。

我们既塑造工具,又被工具塑造。对于我们来说,如何使用工具、以及用它做什么,都显得极为关键。每种工具在被创造之初,都是为了解决某个特定问题而设计的。因此,工具的最初功能往往是最稳定和最有效的。

以锤子为例,它最初的设计目标是为了实现「通过击打方式,将一样东西嵌入另一样东西」的需求。因此,用锤子敲钉或用来修正弯曲的木板是可靠的,但如果用锤子作为「汽车破窗器」,效率就大打折扣。专用「汽车破窗器」存在的原因就是为了提高在特殊情况下的效率和可靠性。

我们利用工具的最佳方式是「尽可能地利用它们原本被赋予的功能」。这可以减少我们的心智负担,提高专注力。这也是为什么我们需要高效使用工具,以实现「简单且长期有效的生产力」,以下是我对这个主题的思考。

什么是「简单且长期有效的生产力」

生产力管理这件事应该是简单的:简单,意味着我们能用最有效的方式去做。一个工具被设计出来最初赋予它的能力一定是最简单且有效的,否则这样的工具也不会「胜出」。基于此考虑,我们选择「生产力」工具,也应当是根据自己的需求选择最合适的工具,而不是选择 All in one 所谓大而全。这将有助于降低心智负担。

生产力管理这件事应该是长期的:长期意味着稳定,稳定意味着习惯。例如,有些人喜欢用「Windows 记事本」进行「知识管理」,而他们形成的这个习惯是稳定的,不会被破坏的,原因在于「Windows 记事本」的核心功能极其稳定,几乎不会有新的功能增加或更新,这也意味着已记录的内容和使用习惯会始终保持稳定,不会被人和事破坏。

我的组合包

那么如何实践「简单且长期有效的生产力」呢?

其实我的思路还是回到最初的思考:「分而治之」。既然我认为的「生产力」指的是「知识管理+任务管理」,那么我就需要分别解决这两件事。最终经过一段时间的考量,我分别选择了 Bear2Things3 来解决这两个问题,同时使用 Hookmark 作为「知识管理的黏合剂」:

  • 我选择 Bear2 作为知识管理中的「笔记工具」。原因在于,Bear2 的主要功能就是「笔记」,它在这方面表现优秀。提供 Markdown、双向链接、简单表格、优美的主题和编辑功能等多项强大功能,可以说是笔记软件中的佼佼者。更重要的是,Bear2 符合我们对生产力软件的要求——简单且稳定。
  • 我选择 Things3 作为任务管理中的「任务工具」,同样的原因,在「任务管理」这件事上,Things 简单又稳定。任务创建、项目管理、任务提醒、标记、查看等功能稳定,设计优秀,作为一款任务管理软件使用起来简单好用且毫无心智负担。
  • 我选择 Hookmark 作为知识管理的「黏合剂」。我在后文会详细介绍 Hookmark,它近期在我多篇文章中都有提到。作为「简单且长期有效的生产力」的关键部分,Hookmark 的功能设计和使用体验同样简单稳定。

Bear2

Bear 是一款在 Apple 平台的优秀的「笔记软件」,它于 2016 年发布,当年就赢得了苹果评选的「Mac 年度应用」 ,作为一位早期用户,我在订阅 Bear 的第一年,就在年底用它写了《2016年度总结》并发布在我的博客上。

作为用户我第一年就订阅了 Bear,并在年底写下了「2016年度总结」发布在当时的 Blog 中,尽管在迁移博客的过程中,2017年之前的内容未能完全迁移,但我仍然能够在 Bear 软件中找到原稿:

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Bear 的使用是一件很开心的事,就其 Markdown 编辑器而言,我会给 Bear 打 9.5 分—无论是易用性还是颜值,都堪称顶级。后来,弃用 Bear 的原因也跟当时的心境有关:Bear 作为一款订阅制软件,其功能迭代太慢,不能提供与之相符的拓展性,反观后期的 Obsidian 和 RomaResearch 等给了笔记功能更多的选择。

而我现在转回使用 Bear2,一方面是因为 Bear2 的功能有显著提升(经过了 5 年的大更新),增加了表格、双向链接、大纲视图等新功能,并在界面上做了很多优化。经过了几个月的试用版体验后,我决定继续订阅。作为一款「笔记软件」,Bear2 无疑能提供稳定而可靠的服务。

Things3

Things 是一款历史悠久的 GTD 软件,早在 2009年,Things 就获得了 Apple 评选的年度应用,比 Bear 早了整整 7年。由于其优秀的设计理念、使用体验和界面,Things 在「生产力爱好者圈子」中深受欢迎。我自 Things2 便开始使用,当时我甚至评价它为「最符合 GTD 理念的任务管理工具」,这段描述见于《OmniFocus-技巧篇》发布于 2015年:

如不是当时存在的「同步机制」问题(需要翻阅长城才能同步),我可能一直使用 Things,因为我实在太喜欢它了。作为任务管理软件,它比 OmniFocus 更容易上手,也有着更容易理解的操作界面,德国出品,稳定且高效。同时比起后来的 Todoist ,Things 没有跨平台的负担,没有 API 的复杂,最终为用户带来简单、易用且稳定的使用体验。下图为2015年我在 Thing2 上存储的书单:

CleanShot-2023-12-04194757@2x

重新选择 Things3 作为任务管理工具,带给我稳定感和喜悦。其卓越的易用设计和稳定的功能完全符合我对「简单且长期有效的生产力」的追求。

Hookmark 链接一切

Hookmark 的前身叫 Hook,最早接触它是在少数派看到「玉树芝兰」老师的一篇文章:《Hook:如何高效双向链接不同类型的信息资源? - 少数派》,虽然一开始并未立即使用 Hook,但我逐步从作者的官网以及他们提倡的「泛在链接宣言」中理解,并渐渐领悟到 Hookmark 的妙用。

泛在链接宣言:
提倡软件开发者在设计处理信息资源的软件时,要实现「泛在链接」的技术要求,确保软件能创建「可通过链接识别和访问」的资源,并且链接稳固可靠。同时,软件应提供符合用户使用需求的用户界面,以及具备管理链接的应用编程接口(API),让用户能较简单的复制链接和访问资源。

你可能会问,「泛在链接宣言以及 Hookmark,能给我们带来什么呢?

让我们通过一个例子来阐明这个问题。假设你在 Things 中创建一个任务:「继续完善《简单且长期有效的生产力》聊透这个主题」,提醒你在某个时间点完成这篇文章。

当你收到这个任务的提醒时,你会怎么做?

  1. 找到并打开「简单且长期有效的生产力」这篇笔记,继续编写。
  2. 找到相关网址和资料,为文章内容做辅助,确保不被别的事情打断。

以上两步非常简单,但是其中一句话很重要:确保不被别的事情打断。为什么强调这句话?这里就不得不提一下「认知科学」中的一个概念「心智容量」:

「心智容量」是认知科学中的一个概念,指的是人脑在短时记忆或工作记忆中处理和保持活跃的信息数量的上限。简单说,就是我们的大脑一次能处理多少信息的能力。

保持「心智容量」常见的做法就是「减少心智负担」,在计算机行业,这被称之为「减少上下文切换」。只有当我们保持「心智容量」,我们才能更专注地处理手头的任务。

现在,让我们回顾一下前面提到的两步操作:当接收到任务提醒时,无论是「打开笔记」还是「查找相关资料」,任何一步都可能使你分神(失去专注)。比如你可能会在打开某个页面找资料跳时被分散注意力…最终,当一切准备就绪时,已经过去了大半天。

Hookmark 正是一款典型的解决以上问题的软件,当我们使用 Hookmark 后,我们可以以新的方式来面对这个任务:「继续完善《简单且长期有效的生产力》聊透这个主题」。

当你收到「任务提醒」的时候,不再需要费劲打开各种笔记或查找各种资料。你只需要选中 Things 中的这个任务,然后按下快捷键(我设置的是 Shift+CMD+Space)来启动 Hookmark ,所有问题便迎刃而解,如下图所示:

CleanShot-2023-12-05134141@2x
  1. 如上图中第一步所示:在 Things 中点击选中当前任务。
  2. 如上图中第二步所示:按下快捷键(我设置的是 Shift+CMD+Space),呼叫出 Hookmark 窗口。
  3. 如上图中第三步所示:通过双击 Hookmark 窗口中任意行,打开对应内容。

Hookmark 窗口中分为两部分:

  • 第一部分 HOOKED,也称为「直接链接」。这里可以看到我已经将「多个笔记」关联到当前任务当中。它们是我在各个地方记录的相关资料。
  • 第二部分 INDIRECTLY HOOKED,也称为「间接链接」。它们是由在第一部分 HOOKED 中「每个链接」对应的「直接链接」组成的一个大集合。

我们提到过, Hookmark 支持「双向链接」,此时,如果我们再次打开上图中 HOOKED 中的一篇笔记例如 《2023.07.04》,然后再次按下快捷键 Shift+CMD+Space 呼出 Hookmark 窗口,就会看到《2023.07.04》这篇笔记的 HOOKED 如图:

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从图中可以看出,在笔记《2023.07.04》的 Hookmark 链接中也可以看到我们的任务:继续完善《简单且长期有效的生产力》聊透这个主题。这与 Obsidian 和 RomaResearch 中流行的「双向链接」是同一个概念。只不过 Hookmark 是在 Mac 系统中的资源之间建立了「双向链接」。

Hookmark 的「双向链接」以及「间接链接」的概念对于我们日常「研究一件东西」非常有用。除了前文提到的「降低心智负担」帮助我们保持专注外,它还将我们散落在系统中的各种资源用一个「主题」链接在了一起,这个主题可以是一个任务,也可以是一篇笔记(例如本文)。不再需要在各处寻找或不断重复搜索和记忆。

Hookmark 甚至还支持 PDF 深度连接,我们完全可以讲一个「主题」关联到某个 PDF 的「一段文字」,以便在需要的时候引用它,如下图所示:

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关于 Hookmark 的使用,我将在后续文章中做详细介绍。今日的文章仅旨在泛泛引言,阐释它如何作为 知识管理的黏合剂 进行工作。

结论

前文我们讨论到,当我们 尽可能地利用工具原本被赋予的功能 时得到的结果便是稳定的。对于我的「知识管理」流程来说,我发现 Bear2、Things3 和 Hookmark 这三款软件的组合是一种简单、有效且长期稳定的方案:

  1. 它们被制作出来的初衷,即「被工匠赋予的能力」一定是简单的。
  2. 它们被使用「在制作出来时被赋予的能力」,得到的结果一定是有效的。
  3. 当它们在各自领域发挥自己的专长,然后被组合在一起时,得到的功能就是稳定的。

最后,稳定是什么?稳定就是当我们果断地「利用工具所被赋予的功能时所得到的结果」。这能让我们的大脑从琐碎事物中解放出来,让我们专注于更重要的事情,从而更有效地使用工具,带来「简单有效且长期稳定」的效果。

「上下文」是编程行业的术语,在服务器程序执行的时候,是要有上下文的,通过上下文可以让当前进程拿到很多信息从而进行相应处理。这里大意可以理解为「背景资料」,任务上下文就是任务的相关资料。

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